پیاده سازی ERP

پیاده سازی سیستم های EPR معمولا باعث اعمال تغییراتی در پروسه های کاری کارکنان و شیوه های کاری سازمان می شود. به طور کلی سه نوع سرویس برای کمک بکردن به اعمال این تغییرات وجود دارند که عبارتند از مشاوره، شخصی سازی و پشتیبانی. زمان پیاده سازی بستگی به اندازه کسب و کار، تعداد واحد ها، میزان شخصی سازی، وسعت تغییرات پروسه ها و آمادگی طرف مشتری برای در دست گرفتن مالکیت پروژه دارد. سیستم های ERP ماژولار را می توان طی چند مرحله پیاده سازی کرد. زمان مورد نیاز برای پیاده سازی سیستم ERP در یک سازمان بزرگ معمولا 14 ماه بوده و برای انجام این کار به حدود 150 مشاور نیاز است. انجام این کار در سازمان های کوچک طی ند ماه و در سازمان بزرگ بین المللی تا چند سال طول خواهند کشید. پروسه شخصی سازی نیز می تواند مدت زمان پساده سازی سیستم را به طور قابل توجهی افزایش دهد.

آماده سازی پروسه ها

یاده سازی سیستم های ERP معمولا نیازمند تغییر روند های کاری جاری سازمان هستند. دلیل اصلی شکست بسیاری از پروژه های ERP عدم داشتن درک صحیح ار تغیرات لازم بر روی پروسه ها می باشد. در این خصوص مشکلات می توانند ناشی از خود سیستم، روسه های کاری، زیرساخت ها، آموزش و کمبود انگیزه باشند.

به همین دلیل آنالیز کردن پروسه های کاری توسط سازمان قبل از پیاده سازی سیستم ERP بسیار مهم و حیاتی می باشد. این آنالیز ها می توانند موجب یافتن موقعیت های مدرنیزه کردن پروسه ها نیز شوند. این امر همچنین می تواند موجب ارزیابی تغییرات لازم برای پروسه های سازمان با پروسه های ارائه شده در ERP شود. تحقیقات نشان می دهند که ریسک عدم تناسب پروسه های کاری توسط فعالیت های زیر کاهش می یابد:

• متصل کردن پروسه های جاری با استراتژی سازمان
• آنالیز کردن میزان تاثیر گذاری هر پروسه
• درک راه حل های خودکار موجود و جاری

پیاده سازی سیستم های ERP در سازمان های غیر متمرکز به دلیل متفاوت بودن پروسه ها، قوانین کاری، داده های معنایی، سلسله مراتب اختیارات و مراکز تصمیم گیری این سازمان ها به مراتب سخت تر می باشد. این امر می تواند موجب شود تا تغییرات لازم برای پیاده سازی سیستم در برخی واحد های سازمانی زودتر انجام شوند تا ساختار سازمان بتوانند این تغییرات را بپذیرد. در برخی موارد نیز لازم است یکپارچه سازی به وسیله مدیریت داده اصلی و شخصی سازی را کاهش داد.

یکی از ضررات بالقوه این است که پیاده سازی پروسه های استاندارد ممکن است باعث از دست رفتن مزایای رقابتی سازمان شوند. با این حال این گونه زیان ها با پیشرفت و سودی که در دیگر حوزه های کاری ایجاد می شوند جبران خواهند شد و این امر در واقع باعث پیشرفت کلی مزایای رقابتی می شود.

پیکر بندی

پیکر بندی یک سیستم ERP در واقع تعدیل کردن شیوه کاری سیستم برای سازمان با شیوه ای کاری اصلی و پیش فرض سیستم می باشد. سیستم های ERP معمولا دارای تنظیمات گوناگونی هستند که هر کدام کارکرد عملیاتی سازمان را تغییر می دهند. برای مثال یک سازمان می تواند شیوه حسابداری موجودی خود را به گونه ای انتخاب کند که درآمد را بر اساس واحد های جغرافیایی، خط محصول و یا شبکه توزیع نمایش دهد.

برنامه ریزی دو بخشی منابع سازمانی

نرم افزار ها و سخت افزار های ERP دو بخشی به سازمان ها اجازه می دهند دو سیستم ERP را به صورت همزمان اجرا کنند، یکی در سطح سازمان و دیگری در سطح متمم. برای مثال فرض کنید یک شرکت از سیستم ERP برای مدیریت سازمان استفاده می کند. این شرکت از مراکز تولید، توزیع و فروش منطقه ای و جهانی مجزا استفاده می کند. با استفاده از سیستم های دو بخشی هر مرکز مجزا می تواند مدل کسب و کار، جریان کاری و پروسه های کاری منحصر به فرد خود را داشته باشد.

با توجه به حقایق جهانی سازی تجارت، شرکت ها دائما چگونگی بهینه سازی استراتژی تولید منطقه ای و بخشی خود را ارزیابی می کنند تا زمان دسترسی به بازار را کاهش داده و در کنار آن ارزش ارائه شده و سود آوری را افزایش دهند. با استفاده از سیستم های ERP دو بخشی مراکز تولید، توزیع و فروش و ارائه دهندگان سرویس شرکت ها می توانند با استفاده از سیستم ERP مختص خود مدل کسب و کار خود که از شرکت اصلی مجزاست را داشته باشند. از آن جا که پروسه ها و جریان های کاری این واحد های کاری کوچک از شرکت مادر مجزا هستند، این واحد ها می توانند پاسخگویی بهتری به نیازمندی ها و تقاضاهای منطقه ای داشته باشند.

فاکتورهای تاثیر گذار در به کار گیری سیستم های دو بخشی در سازمان عبارتند از:

• جهانی سازی تولید که عبارت است از علم اقتصادی یافتن منابع در اقتصاد های نو ظهور
• پتانسیل برای پیاده سازی سریع تر و کم هرینه تر سیستم های ERP در واحد های کوچک تر با انتخاب بسته های نرم افزار مناسب
• تلاش مضاعف مورد نیاز زمانی که لازم است داده ها بین سیستم ERP منتقل شوند. استراتژی های مربوط به ERP های دو بخشی به سازمان ها در جوابگویی به تقاضای بازار و همگام سازی سیستم های IT در سطح سازمانی کمک می کنند. البته این امر موجب ایجاد زیر سیستم های بیشتری نسبت به شرکت هایی که از سیستم ERP ساده استفاده می کنند می شود.

شخصی سازی

در تئوری سیستم های ERP بر پایه بهترین روش های موجود در صنعت ساخته شده اند و هدف سازندگان آن ها استفاده سازمان ها از این نرم افزارها بدون اعمال تغییرات می باشد. سازندگان ERP ها امکان شخصی سازی محصول خود را برای مصرف کننده فراهم می کنند اما با این حال باز هم کاستی هایی در خصوص ویژگی ها و امکانات نرم افزار حس می شود.

مصرف کننگان ERP گزینه های متعددی برای جبران این کاستی ها دارند که هر کدام خوبی ها و بدی های خود را دارند. راه حل های فنی عبارتند از کد نویسی بخش های ناقص، نوشتن یک ماژول جدید برای کار کردن با سیستم ERP و یا استفاده از سیستم های خارجی. استفاده از هر کدام از این گزینه ها نیازمند میزان متفاوتی از شخصی سازی می باشند. برای مثال کد نویسی برای تکمیل بسته نرم افزاری هزینه و زمان بیشتری از دو مورد دیگر خواهد برد. همچنین راه حل های غیر تکنیکی نیز مانند عوض کردن پروسه های کسب و کار و یا سیاست های سازمانی وجود دارند که باعث بهبود عملکرد سیستم می شوند. تفاوت های کلیدی بین شخصی سازی (Customization) و پیکربندی (Configuration) عبارتند از:

• شخصی سازی امری اختیاری بوده اما قبل از شروع به استفاده از نرم افزار حتما باید آن را پیکربندی کرد.
• نرم افزار های مورد بحث به گونه ای طراحی شده اند تا در پیکربندی های گوناگونی کار کنند.
• رفتار نرم افزار پس از اعمال پیکربندی قابل پیش بینی بوده و مسئولیت آن بر عهده شرکت سازنده ERP می باشد. در حالی که تاثیرات ناشی از شخصی سازی کم تر قابل پیش بینی بوده و مسئولیت آن بر عهده خود شخص می باشد.
• تغییرات اعمال شده توسط پیکربندی، با به روز رسانی نرم افزار از دست نمی روند. برخی تغییرات ناشی از شخصی سازی نیز پس از به روز رسانی باقی می مانند، اما برای جلوگیری از بروز خطا در عملکرد نرم افزار نیاز به تست کردن دارند. انواع دیگر تغییرات حاصل از شخصی سازی (که ساختار داده ای زیربنای نرم افزار را تغییر می هند) با به روز رسانی از بین رفته و می بایست از ابتدا پیاده سازی شوند.

مزایای شخصی سازی عبارتند از:

• بهبود پذیرش کاربر
• ارائه پتانسیل کسب مزایای رقابتی در مقابل سازمان های که از شخصی سازی استفاده نمی کنند

معایب شخصی سازی عبارتند از:

• افزایش زمان و هزینه لازم برای پیاده سازی و نگهداری سیستم
• ممانعت از ارتباط یکپارچه میان تولید کننده (که از سیستم ERP شخصی سازی شده استفاده می کند) و مصرف کننده (که از سیستم ERP بدون شخصی سازی استفاده می کند)
• می تواند باعث متکی شدن بیش از حد به شخصی سازی شود، که این موضوع با اصول سیستم های ERP به عنوان یک پلتفرم نرم افزاری استاندارد تقابل دارد

افزونه ها

سیستم های ERP را می توان توسط نرم افزار های خارجی گسترش داد.ارائه دهنه گان ERP معمولا دسترسی به اطلاعات از طریق رابط های کاربری موجود در بازار را فراهم می سازند. افزونه ها ویژگی های زیر را ارائه می دهند:

• گزارش دهی و بازنشر
• ضبط داده های تراکنشی برای مثال با استفاده از اسکنرها
• دسترسی به داده ها و توانایی های تخصصی، همانند داده های بازاریابی متحد و تجزیه و تحلیل روند های مرتبط
• برنامه ریزی و زمان بندی پیشرفته
• مدیریت تسهیلات، و برقراری ارتباطات زنده

مهاجرت داده

مهاجرت داده عبارت است از پروسه انتقال، کپی و بازسازی داده از یک سیستم موجود به در سیستم ERP. مهاجرت داده یک امر ضروری برای موفقیت پیاده سازی سیستم بوده و نیازمند برنامه ریزی دقیق می باشد. متاسفانه از آن جا که مهاجرت داده آخرین فاز عملیاتی در پیاده سازی سیستم ERP می باشد به آن توجه کافی نمی شود. مراحل زیر می توانند برنامه ریزی مهاجرت داده را تسهیل کنند:

• شناسایی داده ها برای مهاجرت
• تصمیم گیری های در خصوص زمان بندی
• ساخت نمونه داده
• فریز کردن مجموعه ابزارها
• تصمیم گیری در خصوص تنظیمات مهاجرت و مقدمه چینی
• تعریف سیاست ها و رویه های آرشیو کردن داده ها

محاسن

اصلی ترین حسن ERP کاهش زمان و هزینه مورد نیاز برای یکپارچه سازی پروسه های تجاری بی شمار سازمان ها می باشد. مدیریت نیز قادر است در مدت زمان کوتاه تر تصمیماتی با ضریب خطای پایین تر اتخاذ کند. فعالیت هایی که با استفاده از این یکپارچگی بهبود می یابند عبارتند از:

• پیش بینی فروش که به بهینه سازی موجودی کمک می کند
• تاریخچه ترتیبی تمامی تراکنش های داده های مرتبط در تمامی نواحی عملیاتی
• ردیابی سفارش، از مرحله درج سفارش تا تحویل
• ردیابی درآمد، از مرحله درج فاکتور تا دریافت رسید پولی
• منطبق کردن سفارشات خرید، رسید های موجودی و هزینه ها

سیستم های ERP باعث متمرکز شدن داده های تجاری می شوند که این امر باعث رخ دادن موارد زیر خواهد شد:

• عدم نیاز به همگام سازی تغییرات اعمال شده روی سیستم های مختلف و همچنین تثبیت پیاده سازی مخارج، بازاریابی، فروش، منابع انسانی و تولید
• شفافیت و رسمیت بیشتر داده های آماری
• سازماندهی نام گذاری/کد گذاری استاندارد محصولات
• ارائه یک چشم انداز جامع سازمانی که باعث در دسترس بودن اطلاعات به صورت Real-Time برای مدیریت خواهد شد
• حفاظت از داده های حساس با استفاده از یکپارچه سازی سیستم های امنیتی در قالب یک سیستم

مزایا

• ERP می تواند کیفیت و بازده کسب و کار را بهبود بخشد. ERP با بهبود اجرای روند های کاری می تواند باعث بهبود خروجی های سازمان شود
• ERP با ارائه اطلاعات ارزشمند برای بهبود تصمیم گیری به مدیران رده بالای سازمان کمک می کند
• ERP باعث چابکی بیشتر سازمان شده که باعث سازگاری سازمان با موقعیت های مختلف می شود. سیستم های ERP همچنین باعث انعطاف ذیری بیشتر سازمان شده که این امر با عث می شود سازمان منسجم تر شده و گسترش داخلی و خارجی داشته باشد
• سیستم های ERP می توانند باعث بهبود امنیت داده ها شوند. سیستم های کنترلی معمول، همانند سیستم هایی که همراه ERP ها ارائه می شوند، به سازمان اجازه می دهند از داده های کلیدی خود محافظت کنند.
• سیستم های ERP موقعیت همکاری های بین سازمانی را گسترش می دهند. در سازمان های امروزی داده به شکل های مختلفی وجود دارد. متن، فایل، فرم ها، صدا، تصویر، ویدئو و … تنها چند نوع داده تولید شده توسط سازمان های امروزی هستند. این داده ها هر کدام نیازمند مدیوم خاص خود بوده و پلتفرم همکاری خاص خود را دارند. سیستم های ERP یک پلتفرم یکپارچه برای همکاری بین سازمانی با قابلیت پشتیبانی از انواع داده ها فراهم می کنند

معایب

• شخصی سازی می تواند مشکل ساز باشد
• مهندسی دوباره فرآیند های کسب و کار برای همگام شدن با سیستم ERP می تواند باعث آسیب قابلیت رقابتی شده و یا تمرکز سازمان را از فعالیت های حیاتی سازمان منحرف کند
• ERP از دیگر راه حل های سازمانی هزینه بر تر می باشد
• هزینه های بالای تعویض به سیستم های ERP می تواند منجر به افزایش هزینه های مربوط به پشتیبانی، تعمیرات و به روز رسانی نیز شود
• غلبه بر مشکلات مقاومت در برابر به اشتراک گذاری اطلاعات حساس بین دپارتمان های مختلف می تواند باعث انحراف توجه مدیر از مسائل اصلی سازمان شود
• ادغام کسب و کارهای کاملا مستقل می تواند باعث ایجاد وابستگی های غیر ضروری شود
• اختصاص منابع مورد نیاز برای آموزش های بلند مدت مربوطه می تواند باعث کمبود منابع مورد نیاز برای فعالیت های روزمره سازمان شود
• هماهنگ سازی سیستم های ERP می تواند پروژه عظیمی باشد و نیازمند زمان، هزینه و برنامه ریزی زیادی است